Blognya Abi Yukie': Oktober 2012

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat merupakan salah satu alat untuk berkomunikasi (Pratjito, 1983: 1). Meskipun ada alat- alat lain seperti telepon, telegram, dan radio, namun alat-alat tersebut tidak mengurangi pentingya surat dalam bidang komunikasi. Nyatanya berita- berita yang dikirim dengan alat-alat tersebut masih juga harus dikuatkan dengan surat.

Penguasaan dalam menulis surat akan sangat membantu efektifitas anggota organisasi dan organisasi secara keseluruhan, mengingat surat bersifat rutin dan harus dilakukan sehari-hari. Sekarang ini masih banyak orang yang merasa kesulitan dalam menulis surat, terutama dalam menulis surat resmi. Untuk itu, makalah ini membahas bagaimana cara menulis surat yang baik dan benar.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka rumusan masalah yang dapat diambil adalah sebagai berikut:

1. Pengertian surat, jenis surat, klasifikasi surat dan fungsi surat.

2. Macam-macam bentuk surat resmi

3. Penjelasan bagian-bagian surat resmi

1.3 Tujuan

Berdasarkan uraian rumusan masalah di atas, maka tujuan penulisan makalah ini adalah:

1. Untuk mengetahui pengertian, Jenis, klasifikasi dan fungsi surat.

2. Untuk mengetahui dan menguasai macam-macam bentuk surat resmi

3. Untuk mengetahui dan memahami penjelasan bagian-bagian surat resmi.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian

Pengertian surat menurut Kusuma (1991: 1)

1. Arti surat: Umumnya diartikan sebagai alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang kepada pihak lain dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.

2. Arti surat-menyurat: Ialah aktivitas untuk menyusun konsep surat, mengetik, memeriksa, menandatangani, mengagenda, sampai mengirim kepada alamat yang dituju. Disebut juga korespondensi.

3. Isi surat: Sebagai alat untuk menyampaikan sesuatu maksud, isinya bermacam- macam, misalnya:

a. menanyakan sesuatu

b. memberikan informasi

c. memberikan perintah

d. melamar pekerjaan

e. mengundang undangan

f. dan lain-lain

2.1.1 Jenis Surat

Tiga jenis surat menurut Pratjhno (1983: 13) dan Kusuma (1991:12- 13), yaitu:

1. Surat pribadi/ perseorangan

2. Surat resmi dinas

3. Surat resmi niaga/dagang

1. Surat pribadi/perseorangan ialah surat yang yang diselenggarakan dalam hubungan kekeluargaan, yaitu antara teman dengan teman, antara sahabat kenalan, antara keluarga yang satu dengan yang lain, dan sebagainya.Terasa ada hubungan santai dan intim, yang kadang-kadang diselingi senda gurau.

2. Surat dinas ialah surat resmi yang diselenggarakan dalam hubungan kedinasan atau lembaga pemerintahan. Karena sifatnya resmi, maka terdapat hubungan yang bersifat lugas dan seperlunya saja. Surat dinas disebut juga surat jabatan.

Yang tergolong surat dinas antara lain:

a. surat pengumuman

b. surat perintah

c. surat permohonan

d. surat laporan

e. surat peringatan

f. surat panggilan

g. surat keputusan

h. surat tugas

i. surat kuasa

j. surat undangan.

3. Surat niaga/dagang ialah surat yang berhubungan dengan masalah perniagaan/perdagangan. Yang tergolong surat niaga/dagang antara lain, yaitu:

surat permintaan
penawaran
surat penawaran jasa
surat pesanan
surat tuntutan (claim)
surat kredit
surat penagihan
periklanan

2.1.2 Klasifikasi Surat

Adapun klasifikasi surat menurut Kusuma (1991: 11- 12) dan Kustiawan (2003: 9- 13)

1. Menurut tujuannya:

a. surat pemberitahuan

b. surat perintah

c. surat permohonan

d.surat susulan

e. surat peringatan atau teguran

f surat panggilan

g. surat keputusan

h. surat kuasa atau perjanjian

i. surat pengantar

j. surat pesanan atau penawaran

2. Menurut sifat isinya:

a. surat dinas

b. surat dagang

c. surat pribadi

3. Menurut bentuknya:

a. surat biasa

b. surat pengantar

c. memo atau nota

d. surat telegram (surat kawat)

e. surat wesel

4. Menurut prosedurnya:

a. surat masuk

b. surat keluar

5. Menurut jangkauannya

a. surat intern

b. surat ekstern

6. Menurut keamanan isinya:

a. sangat rahasia (vital)

b. rahasia (penting)

c. biasa

7. Menurut penerima surat:

surat biasa a. surat biasa

surat edaran b. surat edaran

pengumuman c. pengumuman

8. Menurut urgensi/perlunya/pentingnya/tindakan cepat atau segera penyelesaian surat:

a. kilat

b. amat segera

c. segera

d. biasa

9. Menurut kegunaan surat:

a. Konsep

b. asli

c. lampiran

d. tembusan/copy

e. salinan/kutipan

f. petikan

10. Menurut wujud surat:

a. kartu pos

b. warkat pos

c. surat bersampul

d. memo

e. nota

f. telegram

*) memo dan nota: digunakan dalam surat menyurat intern instansi/kantor/perusahaan.

2.1.3 Fungsi Surat

1. Merupakan alat komunikasi yang penting dalam administrasi, karena merupakan bukti hitam di atas putih tentang apa yang dikomunikasikan. Terbesar komunikasi administrasi pada zaman modern ini diadakan dengan surat menyurat (alat komunikasi dan alat bukti tertulis).

2. Dapat diibaratkan sebagai wakil atau duta dari penulis surat atas kehadirannya secara pribadi dihadapan penerima surat, untuk menyampaikan berita, permohonan dan sejenisnya yang tertulis dalam surat (sebagai duta organisasi).

3. Merupakan indikator atau barometer tentang banyak atau sedikitnya kegiatan suatu instansi atau organisasi. Bila sirkulasi surat sedikit berarti kegiatan instansi/organisasi tersebut kecil, dan sebaliknya.

4. Dengan membaca surat, orang dapat mengetahui atau menilai kepribadian atau keadaan hati penulisnya. Dengan kata lain surat mencerminkan kepribadian penulis/pengirim surat.

5. Sebagai pedoman kerja, yaitu untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.

6. Sebagai alat pengingat dan alat historis.

7. Sebagai alat pembuktian (tanda bukti)

Karena surat mempunyai beberapa fungsi, maka hendaknya disusun dengan sebaik-baiknya agar masing-masing fungsi tersebut mengena pada sasarannya.

Surat yang baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Harus ditulis sesuai dengan teknik penyusunan surat yang benar, yaitu:

a. pemilikan bentuk yang tepat

b. penyusunan dan pengetikan bagian-bagian surat yang benar

c. penggunaan kertas sesuai dengan ketentuan

2. Isi surat harus dinyatakan dengan ringkas, jelas, dan ekplisit.

3. Bahasa yang digunakan harus baik dan benar:

a. mengikuti kaidah Ejaan Yang Disempurnakan

b. sesuai dengan tata bahasa dan pemilikan kata yang baku

4. Bahasa surat harus efektif. Untuk itu bahasa surat harus logis, hemat, cermat, sopan dan menarik.

5. Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:

a. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.

b. memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.

d. mengetahui posisi dan bidang tugasnya.

Dalam praktek masih banyak terdapat ketidakcermatan mengenai ketiga syarat di atas. Perhatikan contoh surat berikut.

SUDIRMAN

Jl. Ngurawan- 547.-

DAMPIT.

Dampit, 23 februari '81.-

Kepada:

Yth. Bp. Pimpinan P. T. Gapermigas

Cabang Malang

Malang.-

Nomor : 030/II/bs/'81.-

Lamp. :- . -

Hal : Permohonan tambahan

jatah minyak tanah.-

Dengan hormat,

Dalam rangka kontrak baru minyak tanah antara pertamina dengan P.T. Gapermigas dalam bulan April yang akan datang, bersama ini kami mohon dapatnya diberi tambahan jatah minyak tanah sebesar 200 ton/perbulan.

Permohonan tambahan jatah tersebut akan kami salurkan kedaerah-

daerah Malang Selatan diantaranya daerah Dampit dan sekitarnya.

Perlu kami beritahukan disini bahwa pada saat ini jatah yang kami punyai adalah sebesar 275 ton/per bulan dengan memiliki armada angkutan sebanyak 3 (tiga) buah. Demi untuk memenuhi kebutuhan akan minyak tanah didaerah kami, yaitu daerah Dampit dan sekitarnya besar harapan kami akan terkabulnya permohonan kami tersebut diatas.

Demikian atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak Pimpinan kami ucapkan diperbanyak terima kasih.

Hormat kami,

( SUDIRMAN )

Tindasan: Disampaikan kepada Yth. :

- Bp. Kepala Penjualan Pertamina

Unit Pemasaran V di- Surabaya.

- Bp. Wira Penjualan Pertamina

Rayon III di- Malang.

- Bp. Kuasa Direksi P.T. Gapermigas

Jawa Timur di- Surabaya.

- Arsip.

Dalam surat di atas terdapat kesalahan ejaan, yaitu :

(1) P.T. seharusnya PT

(2) di- seharusnya di

Malang.- Malang

(3) kedaerah-daerah seharusnya ke daerah-daerah

(4) diantaranya seharusnya di antaranya

(5) disini seharusnya di sini

(6)didaerah seharusnya di daerah

(7)diatas seharusya di atas

(8)di-Surabaya seharusnya di surabaya

Dari data di atas nampak bahwa penulis surat itu mengacaukan penulisan kata depan di dan awalan di-. Ingat bahwa kata depan di ditulis terpisah dengan kata yang mengikutinya, sedangkan awalan di- ditulis terikat dengan kata yang mengikutinya (lihat EYD, halaman – 231).

Kesalahan penulisan yang lain dalam surat di atas, yaitu :

( 9) Jl. Ngurawan – 547.- seharusnya Jalan Ngurawan 547

(10) Dampit, 23 februari '81 seharusnya Dampit, 23 Februari 1981

(11) Nomor: 030/II/bs/'81 seharusnya Nomor: 030/II/bs/1981

(12) Perihal: Permohonan tambahan

jatah minyak tanah.- seharusnya

Perihal: Permohonan Tambahan

Jatah Minyak Tanah

(13) Kepada:

Yth. Bp. Pimpinan P.T. Gapermigas

Cabang Malang

di-

Malang.-

Seharusnya

Kepada:

Yth. Bapak Pimpinan PT Gapermigas

Cabang Malang

Malang

14) ( SUDIRMAN ) seharusnya Sudirman

15. Tindasan: Disampaikan kepada Yth.:

- Bp. Kepala Penjualan Pertamina

Unit Pemasaran V di-Surabaya.

- Bp. Wira Pejualan Pertamina

Rayon III di-Malang

- Bp. Kuasa Direksi P.T. Gapermigas

Jawa Timur di-surabaya

- Arsip.-

Seharusnya

Tembusan:

Yth. Bapak Kepala Penjualan pertamina

Unit Pemasaran V di Surabaya

Yth. Bapak Wira Penjualan Pertamina

Rayon III di Malang

Yth. Bapak Kuasa Direksi PT Gapermigas

Jawa Timur di Surabaya

(Arsip tidak perlu disebutkan)

Dari segi bahasa terdapat kekurangan-kekurangan sebagai berikut:

(16) ... bersama ini kami mohon...bukan bersama ini, melainkan dengan ini, sebab tidak ada surat yang dilampirkan.

(17) Permohonan tambahan jatah tersebut akan kami salurkan ... sebaiknya diubah seperti ini: jatah tambahan tersebut akan saya salurkan ... (dapatkah permohonan disalurkan?)

(18) Demi untuk memenuhi kebutuhan akan minyak... sebaiknya dikatakan: Untuk memenuhi kebutuhan minyak...

(19) Demikian atas perhatian dan kebijakan Bapak Pimpinan kami ucapkan diperbanyak terima kasih. Sebaiknya kalimat penutup ini diganti: Atas perhatian dan bantuan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

(20) ... besar harapan kami akan terkabulnya permohonan kami tersebut di atas. Sebaiknya kalimat ini diubah menjadi: ... besar harapan saya permohonan tersebut dapat Bapak kabulkan. Bisa juga dikatakan: ... saya berharap permohonan tesebut dapat Bapak kabulkan.

Dari segi penyusunan dan pengetikan bagian-bagian surat terdapat beberapa kekurangan di antaranya ialah:

(21) Kepala surat tidak perlu dituliskan sebab pengirimnya perseorangan bukan instansi resmi.

(22) Nomor dan nama tempat serta tanggal ditulis sebaris.

(23) Kata “Kepada” ditulis sebaris dengan “perihal”

(24) Salam “Dengan hormat,” ditulis dua kait dari nama kota.

(25) Salam penutup “Hormat kami,” ditulis dua kait dari baris terakhir kalimat penutup.

(26) Nama terang ditulis empat kait dari salam penutup tanpa tanda kurung, garis bawah, dan tanpa huruf kapital.

(27) Tembusan ditulis sebaris dengan nama terang.

(28) Paragraf kedua sebaiknya disatukan dengan paragraf pertama.

Demikian contoh kekurangan-kekurangan yang umumnya terdapat dalam surat-surat resmi yang dibuat, baik oleh perseorangan maupun oleh instansi resmi. Dengan mengetahui kekurangan-kekurangan surat tersebut di atas dapat diperbaiki sebagai berikut.

Nomor : 030/II/bs/1981 Dampit, 23 Februari 1981

Lamp. : -

Perihal : permohonan tambahan Kepada

jatah minyak tanah Yth. Bapak Pimpinan

PT Gapermigas

Cabang Malang

Malang

Dengan hormat,

Dalam rangka memperbarui kontrak minyak tanah antara pertamina dan PT Gapermigas dalam bulan April yang akan datang, dengan ini saya mohon dapat diberi tambahan jatah minyak tanah sebesar 200 ton per bulan. Jatah tambahan tersebut akan saya salurkan ke daerah-daerah Malang selatan di antaranya daerah Dampit dan sekitarnya.

Perlu saya terangkan bahwa pada saat ini jatah yang dapat saya peroleh sebesar 275 ton per bulan. Untuk memenuhi kebutuhan minyak tanah di daerah Dampit dan sekitarnya, saya harap permohonan tersebut di atas dapat Bapak kabulkan.

Atas perhatian dan bantuan Bapak, saya ucapkan banyak terima kasih.

Hormat saya,

Tembusan: Sudirman

1.Yth. Bapak Kepala Penjualan

Pertamina V di Surabaya

2. Yth. Bapak Wira Penjualan

Pertamina Rayon III di Malang

3. Yth. Kuasa Direksi PT Gapermigas

Jawa Timur di Surabaya

2.2 Macam-macam Bentuk Surat Resmi

Bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat. Variasi susunan bagiannya menyebabkan bentuk surat bermacam-macam. Bentuk surat tertentu

hendaknya dipilih untuk memperoleh efisiensi kerja yang maksimal.

Dalam surat- menyurat resmi ada 6 bentuk surat, yaitu bentuk:

a. Lurus penuh (Full Block Style)

b. Lurus biasa (Block Style)

c. Setengah lurus I (Semi Block Style)

d. Setengah lurus II (Official Style)

e. Lekuk atau takuk (Indented Style)

f. Paragraf menggantung

Gambar Jarak dan Bagian- bagian Surat Resmi

(1) (1) Kepala Surat

a (2) Tanggal

(3) Nomor

4 cm 2 kait (4) Lampiran

(3) (2) (5) Hal

(4) (6) Alamat

(5) (7) Salam Pembuka

2 kait (8a) Paragraf Pembuka (6) (8b) Isi Surat (8c) Paragraf Penutup (9) Salam Pembuka*) 2 kait (10) Tanda Tangan

(7) (11) Nama Terang 2 kait (12) NIP

(8a) (13) Tembusan

(14) Cap

2 kait

(8b) Keterangan:

a. = Kepala Surat

2 kait b. = Pembukaan

(8c) c. = Isi Surat

3 kait d. = Penutup

(9) *) atau nama jabatan:

Kepala, Direktur,

(14) 4 kait (10) Ketua dsb.

(11)

(13) (12)

Bentuk Lurus Penuh

(1) Keterangan:

Semua bagian surat

diketik mulai dari

margin kiri yang

(2) sama. Alinea yang

(3) satu dengan yang lain

(4) berjarak satu baris.

(5)

(6)

(7)

(8a)

(8b)

(8c)

(9)

(11)

(12)

(13)

Bentuk Lurus Biasa

(1) Keterangan:

Semua bagian surat

diketik dari margin kiri

yang sama, kecuali

(3) (2) tanggal, alamat, salam

(4) penutup,tanda tangan,

(5) dan nama terang di-

ketik disebelah kanan

(6) (diatur rata). Penge-

tikan alinea sama se-

perti bentuk lurus

(7) penuh

(8a)

(8b)

(8c)

(9)

(10)

(11)

(13) (12)

Bentuk Setengah Lurus I

(1) Keterangan:

Semua bagian surat,

kecuali isi surat, di- ketik sama seperti

(3) (2) bentuk lurus biasa.

(4) Setiap alinea diketik

(5) agak menjorok ke-

dalam dari margin

(6) kiri. Alinea yang satu

dengan yang lain

tidak berjarak.

(7) (8a)

(8b)

(8c)

(9)

(10)

(11)

(13) (12)

Bentuk Setengan Lurus II

(1) Keterangan:

Semua bagian surat

diketik sama seperti

bentuk setengah

(3) (2) lurus I, kecuali alamat

(4) diketik di margin kiri.

(5)

(6)

(7)

(8a)

(8b)

(8c)

(9)

(10)

(13) (11)

(12)

Bentuk Lekuk (Takuk)

(1) Keterangan:

Semua bagian surat,

kecuali alamat, di- ketik sama seperti (3) (2) bentuk setengah

(4) lurus I. Alamat di- (5) ketik sebagai berikut:

1) baris pertama (6) (nama orang/pejabat) diketik mulai dari

margin kiri.

2) baris kedua (nama

(7) jalan) diketik sesudah

(8a) lima ketukan dari

margin kiri

3) baris ketiga diketik

(8b) sesudah lima ketukan

dari garis nama jalan.

(8c)

(9)

(10)

(11)

(13) (12)

Bentuk Paragraf Bergantung

(1) Keterangan:

Penulisan tanggal,

hal, salam penutup, (2) dan nama pengirim

(3) diketik disebelah kiri.

(4) Sedangkan nomor dan

(5) lampiran diketik di-

sebelah kanan. Untuk

(6) penulisan pada awal

paragraf diketik lurus

di tepi kiri, kemudian

pada baris kedua dan

(7) selanjutnya ditulis

(8a) menjorok kedalam.

(8b)

(8c)

(9)

(10)

(13) (11)

(12)

2.3 Penjelasan Bagian-bagian Surat Resmi

a. Kepala Surat

Kepala Surat sering disebut kop surat, biasanya diketik disebelah kiri atas. Boleh juga diketik di tengah-tengah. Kepala surat disusun (biasanya sudah dicetak) dalam bentuk yang menarik, dan menyebutkan:

1. Nama kantor/jawatan/perusahaan;

2. Alamat;

3. Nomor telepon

4. Nomor kotak pos (jika ada); dan

5. Nama alamat kawat (jika ada).

Dalam Surat dagang disebutkan juga :

1. Alamat kantor cabang

2. Nama bankir

3. Nama Usahanya (import eksport)

4. Gambar-gambar yang bersifat reklama.

Kepala Surat menunjukkan resminya sebuah surat. Oleh sebab itu, jangan memakai blangko surat Dinas untuk mengirim surat secara pribadi. Kepala surat dapat berfungsi sebagai alamat pengirim surat.

b. Nama Tempat dan tanggal

- Nama tempat dan tanggal diketik disebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) dan kanan atas (lurus dan Indonesia). Boleh juga diketik disebelah kanan bawah.

- Nama tempat boleh tidak dicantumkan jika sudah termuat pada kepala surat. Nama bulan hendaknya dituliskan dengan huruf secara lengkap dan di belakang angka tahun tidak boleh diberi tanda titik (.)

- Setelah menulis nama kota hendaknya diberi tanda koma ( ,) selanjutnya tidak perlu menulis tanggal, namun cukup dengan angka.

Contoh: Malang, 10 Januari 2008

Ingatlah bahwa tanggal surat itu dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh yang berwenang. Tanggal surat berguna untuk mengetahui batas waktu dan cepat lambatnya penyelesaian hal yang di persoalkan dalam surat itu.

c. Nomor Surat

Surat resmi hendaknya selalu diberi nomor, Nomor surat menyebutkan :

1. Nomor urut surat yang dikirimkan (keluar)

2. Nomor kode surat

3. Tahun; ada kalanya menyebutkan juga kode bendel surat dan bulan.

Nomor kode surat berupa suatu singkatan nama kantor/organisasi, dsb. Kode bendel surat ditulis dengan huruf besar A, B, C, dst. Nama bulan ditulis dengan angka romawi. Angkata tahun sebaiknya ditulis utuh, tidak hanya dua angka terakhir.

Contoh:

No. : 123/UP/C/III/1981

(UP = Urusan Pegawai

C = kode bendel surat yang bersangkut-paut dengan pegawai, dan harus disimpan di bensel C, tidak boleh dimasukkan dalam bendel-bendel lain.

Nomor Surat diketik segaris dengan tanggal, bulan, dan tahun. (bentuk lurus dan Indonesia). Guna nomor surat ialah :

1. Memudahkan mengatur penyimpanannya,

2. Memudahkan mencarinya kembali,

3. mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar, dan

4. mempercepat penyelesaian surat menyurat (membalas surat)

Nomor dan tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dikirimkan, bukan kapan surat itu diketik.

d. Lampiran (Lamp.)

Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain (jika bersama surat yang dikirimkan itu disertakan surat-surat lain), misalnya :

1. Salinan ijazah/STTB,

2. Akta kelahiran/akte kenal lahir,

3. Surat berkelakuan baik, dan

4. Surat keterangan kesehatan dari dokter pemerintah

5. Daftar riwayat hidup

Pada lampiran dituliskan : lamp. 4 (empat) lembar

Dibelakang 4 perlu dtuliskan huruf empat dalam kurung agar lebih jelas. Jika tidak ada lampiran (Lamp.) cukup dituliskan :

Lamp. : -

Ingat, jika tidak ada surat yang dilampirkan, jangan digunakan kalimat pembuka :

Bersama ini kami beritahukan bahwa kuliah semester I dimulai pada tanggal 15 Agustus

Yang tepat ialah :

Dengan ini kami beritahukan bahwa kuliah semester I dimulai pada tanggal 15 Agustus

Dalam beberapa perusahaan Bank, jika menulis surat disertai lampiran, di beri bertanda : ./.

./. Terlampir kami sampaikan 1 (satu) lembar foto copy surat tanda bukti pengiriman uang.

Catatan :

Kata helai pada lampiran tidak berarti jumlah atau banyaknya lembar semata-mata, tetapi juga menunjukkan isi yang satu. Misalnya dilampirkan sebuah surat berita acara pemilihan Rektor yang terdiri atas 3 (tiga) helai, pada lampiran dituliskan :

Lamp. : 3 (tiga) eksemplar; bukan :

Lamp. : 3 (tiga) lembar

Pengertian Lamp. : 3 helai adalah tiga buah macam surat yang berbeda isinya.

e. Hal/Perihal

Bagian ini merupakan pokok isi atau inti surat. Dengan membaca Hal/perihal. Pembaca secara tepat dapat mengetahui masalah yang dituliskan dalam surat itu. Pokok isi (hal/perihal) ditulis secara ringkas, jelas, dan digaris bawahi.

Contoh:

Hal: Penerimaan Calon Pegawai Negeri Baru

Catatan:

1) Hal atau perihal dapat disamakan dengan judul karangan biasa. Oleh sebab itu, wujud dan cara menuliskanya sama, yaitu berwujud frase (bukan kalimat) dan huruf pertama setiap kata dimulai dengan huruf besar. Tidak ada tanda titik di belakangnya.

2) Dalam surat undangan, sering halnya dituliskan:

Hal: undangan

Ini belum jelas sebab belum menyebutkan isinya, sebaiknya dituliskan juga isinya, misalnya:

Hal: Undangan rapat penelitian

3) Ada kalanya pengirim perlu menunjukkan sifat surat yang dikirimkan. Sifat surat biasanya dituliskan dibawah nomor surat. Boleh juga dituliskan setelah hal/perihal.

Contoh:

No :1648/AD-1/1981

Sifat : Penting

Lamp. : -

Hal : Pengisian Kartu Pegawai Negeri

4) Dalam contoh diatas, lamp. selalu ditempatkan antara No. dan Hal. Hal

tersebut menyangkut bahwa tulisan dibelakang lamp. selalu sedikit,

sedangkan tulisan dibelakang Hal. Bisa terdiri atas beberapa baris.

Contoh:

No. :24/DBSE/1981

Lamp. : 3(tiga) lembar

Hal : Pebagian Tugas Mengajar

Penjelasan Program S-1 SMA

Penerimaan Mahasiswa Baru Tahun 1981

Ada tiga jenis sifat surat, yaitu:

a. Rahasia

b. Penting

c. Biasa

f. Alamat Surat

Ada dua macam alamat surat, yaitu:

a. Alamat dalam

b. Alamat luar (pada amplop).

1. Alamat dalam menyebutkan berturut-turut:

a. Nama orang/pejabat

b. Nama jabatan(rektor,dekan, kepala, Dsb)

c. Nama jalan dan no. rumah/gedung, dan

d. Nama kota (tanpa bergaris bawah).

Dalam surat-menyurat resmi, alamat surat itu dimulai dengan kata “Kepada” diikuti kata -kata Yang terhormat (disingkat Yth.). Dibelakang ucapan penghormatan Yth. dituliskan kata sebutan saudara (disingkat Sdr.), atau Bapak (jangan disingkat Bp. Atau Bpk.), atau Ibu.

Catatan:

Kata 'Kepada' digunakan untuk perusahaan atau lembaga yang tidak menyangkut perseorangan.

Kata 'Kepada Yth.' dan 'Yth.'digunakan untuk seseorang, baik secara pribadimaupun pejabat di lembaga atau instansi terkait.

Dibelakang kata sebutan Sdr., atau Bapak, atau Ibu dituliskan nama orang/pejabat//pemimpin, dsb. Nama orang hendaklah ditulis lengkap. Itu dipandang tidak sopan. Begitu juga dengan nama Jalan.

Nama kota biasanya didahului dengan kata depan di. Kata depan di sebagai pengantar nama kota, ini boleh dihilangkan. Nama kota tidak perlu digaris bawahi dan tidak bertitik.

Surat ini hendaknya dialamatkan kepada pejabatannya, bukan nama kantornya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya(misalnya: rektor, dekat, dsb), maka dapat dipakai sebutan”kepala” atau pimpinan.

Catatan :

1) sering kita dapatkan penulisan surat seperti dibawah ini :

Kepada Yth.

Sdr. Rektor IKIP malang

Jalan Semarang 5

Malang

Penulisan Yth. Dibelakang kepada tidak tepat. Ucapan Yth. Dan nama orang/pejabat yang mendapat penghormatan tidak terpisahkan. Dengan kata lain. Ucapan penghormatan Yth. Dan nama orang/pejabat itu merupakan satu kelompok.

2) Perhatikan penulisan alamat dibawah ini :

Kepada : Yth. Sdr. Rektor IKIP malang

Jalan Semarang 5

Malang

Jadi, kata depan “Kepada” diketik satu baris dengan pihak yang dituju. Alamat yang dituju diketik satu ketukan setelah titik dua (:).

3) Kepala alamat Kepada boleh tidak disebutkan. Jadi cukup dituliskan :

Yth. Sdr. Rektor IKIP malang

Jalan Semarang 5

Malang

Tanpa kepada surat itu sudah jelas kepada siapa surat itu ditujukan. Dari catatan (b) jelas bahwa contoh alamat pada catatan (a) tidak tepat. Jika kepala alamat Kepada tidak disebutkan, tidak mungkin alamat itu dituliskan :

Yth.

Sdr. Rektor IKIP malang

Jalan Semarang 5

Malang

4) kata sebutan Bapak atau Saudara boleh tidak di cantumkan contoh :

Kepada

Yth.Rektor IKIP malang

Jalan Semarang 5

Malang

Tidak dicantumkan kata Bapak atau saudara , bertujuan lebih menunjukkan sifat resmi serta menghilangkan basa-basi. Sebaliknya, jika surat itu ditujukan kepada perseorangan ucapan Yth. Yang diikuti kata sebutan bapak atau saudara hendaknya digunakan. Sejalan dengan catatan (c), Ucapan Yth. Boleh tidak dituliskan, seperti :

Kepada :

Sdr. Agus Candra

Jalan Sumbersari 86 B

Malang

5) Kata depan Kepada dipakai didepan yang menunjukkan orang, tidak dipakai didepan nama kantor/perusahaan, dsb. Jadi, jadi tidak tepat suatu surat di tulis :

Kepada

IKIP malang

Jalan Semarang 5

Malang

6) Perhatikan alamat berikut ini :

Kepada :

Yth. Sdr. Rektor IKIP malang

u.p Sdr. Pembantu Rektor I

Jalan Semarang 5

Malang

Surat yang dialamatkan kepada rektor itu dimintakan perhatian atau untuk perhatian (u.p) pembantu rektor 1, sebab masalah atau hal yang dipaparkan dalam surat itu berkenaan dengan ruang lingkup tugas pembantu Rektor I. Surat yang dimintakan perhatian pembantu Rektor I itu perlu diketahui oleh Rektor sebab rektorlah yang bertanggung jawab mengenai keluar masuknya surat dilembaga itu.

Pengiriman surat menyampaikan masalah yang dimaksudkan tidak secara langsung kepada pembantu Rektor I, tetapi lewat rektor. Dengan demikian, Rektor Sebagai pimpinan lembaga, tidak dilewati begitu saja. Itu merupakan tata cara dalam surat menyurat.

Jika pembantu rektor perlu menjawab surat yang dimaksud, pada salam penutup dan tanda tangan penanggung jawab harus dituliskan singkat a.n (atas nama).

Contoh :

a.n rektor IKIP Malang

Pembantu Rektor I

Agus Candra M.Si

NIP 1302345687

7) dalam surat berganda, yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa alamat dengan isi yang sama, penulisan alamatnya sebagai berikut :

Kepada

Yth. 1. Sdr. Dekan FKSS IKIP Malang

2. Sdr. Dekan FKIS IKIP Malang

3. Sdr. Dekan FIP IKIP Malang

alamat diatas juga bisa dituliskan sebagai berikut :

Kepada

Yth. 1. Sdr. Dekan FKSS

2. Sdr. Dekan FKIS

3. Sdr. Dekan FIP

atau

Kepada

Yth. Para Sdr. Dekan IKIP Malang

Malang

bukan :

Kepada

Yth. Semua Sdr. Dekan IKIP Malang

Malang

Kata para menunjukkan bayak dan bernilai rasa Hormat.

h) Jika pemasang iklan tidak menyebutkan nama perusahaan dan alamatnya. Biasanya hanya mencantumkan nomor tromol pos saja. Hal ini bertujuan untuk menghindari agar pengirim surat tidak berbondong-bondong mendatangi tempat tersebut. Maka cukup kita tulis nomor iklan atau kode iklan di media massa serta tromol pos :

Kepada Kepada

Yth. Pemasang iklan No. IIV-10-890 kotak pos No. 109/JKT. Jakarta

di Harian pagi Pos kota

Tromol pos 9999 JKTP

2. Alamat luar dituliskan pada amplop yang berukuran 10,5 x 23 cm. Alamat luar itu disusun berturut-turut sebagai berikut :

a. nama pejabat/Jabatan,

b. nama instansi,

c. nama jalan/gang/nomor rumah bangunan, dan

d. nama kota dan propinsi (ditulis huruf dengan huruf besar semua tanpa bergaris bawah).

Posisi pembubuhan alamat luar semuanya terletak ¼ bagian sebelah kanan bawah amplop. Huruf K pada kata Kepada teletak tepat dititik tengah omplop

Selain itu, pada amplop juga dibubuhkan kepala surat, No. Surat, cap dinas (disebelah kiri bawah), dan teraan.

KILAT dsb. (disebelah kanan atas). Perhatikan!

Ada bermacam-macam ukuran amplop dinas :

1. berukuran : 9 x 14 cm (minimal)

2. berukuran : 10,5 x 23 cm (ukuran umum)

3. berukuran : 12 x 23,5 cm (ukuran maksimal)

Surat yang telah selesai diketik itu hendaklah dilipat dengan model lipatan ganda sejajar dengan kepala dan alamat nampak di atas. Hal ini berguna untuk mengetahui dengan cepat dari mana surat itu dan mencocokkannya dengan alamat luar.

Perhatikan gambar lipatan ganda sejajar

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

DIREKTORAT JENDRAL KEBUDAYAAN Cap Jalan Cilacap 4 Jakarta Telp. 423849

NO. : 555/D/2008 23 Desember 2008

Lamp. : -

Hal : Pengisian Form Kapada

g. Salam pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim Surat sebelum ia berbicara secara tertulis. Tujuannya untuk menekankan kesan sopan (jika surat kita tulis kepada atasan atau pejabat), atau menekankan kesan akrab (jika surat kita tulis kepada orang yang setingkat atau di bawah kita).

Salam pembuka biasanya menggunaka kalimat:

a. Dengan hormat,

b. Assalamualaikum. War. Wab.,

c. Saudara yang terhormat,

d. Bapak .... yang terhormat,

Catatan :

1. Salam pembuka ditulis segaris dengan baris- baris lainnya.

2. D ibelakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma ( , ), ini merupakan suatu kebiasaan dalam surat menyurat di Indonesia. Dalam surat menyurat di Amerika, di belakang salam pembuka dibubuhkan tanda titik baca dua (:). Penulisan tanda baca dibelakang salam pembuka, baik dengan koma ( , ) maupun titik dua ( , ), hanyalah menurut kebiasaan.

3. Salam pembuka Dengan hormat dapat dihilangkan. Untuk memenuhi rasa hormat, sebaiknya dimasukkan kedalam kalimat pertama pembuka surat ; jadi tidak berdiri sendiri.

Contoh :

Kami beritahukan dengan hormat bahwa kuliah periode Agustus 2008 dimulai pada tanggal 1 September 2008.

h. Isi Surat

Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian, Yaitu :

a. Pembukaan

b. Isi

c. Penutup

1. Pembukaan

Pembukaan disebut juga sebagai kata pendahuluan. Kalimat ini ditulis setelah salam pembuka. Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat, unuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai dengan maksud atau tujuan surat. Perhatikanlah contoh-contoh kalmat pembuka surat berikut ini:

a. Untuk membalas/menjawab surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat pembuka:

1. Membalas (menjawab) surat saudara tertanggal 9 September 1981 No. 150/DBSI/1981, dengan ini kami beritahukan bahwa...

2. Memenuhi surat Saudara tertanggal 9 September 1981 No. 97/Um/1981, bersama ini kami kirimkan...

3. Menunjuk surat Saudara tertanggal.., dengan ini kami beritahukan bahwa...

4. Berhubung dengan surat lamaran Saudara tertanggal..., dengan ini kami beritahukan bahwa...

5. Berkenaan dengan surat Saudara, tertanggal..., No. ... dengan ini...

6. Surat Saudara tertanggal..., No. ...telah kami terima dengan gembira. Sehubungan dengan itu, dengan ini kami beritahukan bahwa...

b. Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pernyataan, dan yang sejenis dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka sebagai berikut:

1. Dengan ini kami beritahukan bahwa...

2. Bersama ini kami sampaikan kepada Saudara...

3. Dengan gembira kami kabarkan kepada Saudara bahwa...

4. Dengan sangat menyesal kami beritahukan kepada Saudara bahwa...

5. Dengan ini kami terangkan bahwa...

c.Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar, dipergunakan kalimat pembuka sebagai berikut:

1. Berdasarkan hasil rapat para Ketua Departemen pada tanggal 9 September 1981, dengan ini diberitahukan bahwa...

2. Berkenaan dengan surat edaran Inspektur Jendral Dep. P dan K tertanggal..., No... dengan ini kami beritahukan bahwa...

3. Sehubungan dengan surat dari Koperti Wilayah VI tertangal 10 September 1981, No. 65/V/1981, dengan ini kami minta kesediaan Bapak/Ibu untuk...

4. Sesuai dengan pembicaraan kami pertelpon dengan Sekretaris Proyek NKK Ditjen Pendidikan Tinggi di Jakarta tanggal 7 September 1981, dengan ini kami beritahukan bahwa...

d. Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat pembuka:

1. dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 mei 1981 IKIP Malang akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut

2. Dalam usaha meningkatkan kemampuan dan keterampilan berbahasa Inggris para Dosen IKIP Malang, Departemen Bahasa dan Sastra Indonesia akan mengadakan kursus kilat bahasa Inggri, yang akan diselenggarakan...

catatan:

a) dalam surat-menyurat bahasa indonesia baik resmi maupun pribadi, lebih banyak dipakai kalimat pasif dari pada kalimat aktif. Bentuk pasif itu dapat dibagi atas dua macam, yaitu: pelaku I/II + pokok kata kerja, misalnya: kukabarkan, saya kirimkan, kami beritahukan, kau kabarkan, saudara kirimkan, Bapak beritahukan.

Bentuk di- : di- + pokok kata kerja+ pelaku III, misalnya: dikabarkannya, diumumkan oleh pemerintah daerah, diinstruksikan oleh gubernur.

b) Dalam surat resmi sering dipakai bentuk di- tanpa pelaku.

Contoh:

diumumkan kepada semua mahasiswa Departemen bahasa dan sastra Indonesia bahwa...

Diberitahukan dengan hormat bahwa...

Diintruksikan kepada para Kepala Sekolah bahwa...

c) Kadang-kadang kita dapatkan kalimat pembuka:

Menarik surat saudara tertanggal...

pemakaian kata menarik pada kalimatpembuka memang tidak tepat. Sebaiknya dikatakan:

Menunjuk surat saudara tetanggal...

2. Isi surat yang sesungguhnya

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat (kustiawan, 2003: 53). Isi surat harus singkat, jelas, hormat, dan sopan.

Untuk menyusun surat yang baik hendaknya diperlihatkan hal-hal sebagai berikut :

a. Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya secara jelas.

b. Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis

c. Tuliskan maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas

d. Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim, lebih-lebih yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.

e. Hendaknya menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan, dan menarik.

f. Hindarkan pemakaian kata-kata asing dan kata-kata daerah.

g.Hendaknya memakai bentuk surat yang tepat/cocok dan menarik

diketik serapi-rapinya, hindarilah ketikan yang bertumpuk-tumpuk.

Dituliskan dengan ejaan yang betul.

Catatan :

Singkatan Sdr. dipakai sebagai sapaan yang di ikuti oleh nama orang atau pejabat,

Misalnya:

Kepada

Yth. Sdr. Santoso

Kata Saudara yang dipakai sebagai kata ganti orang kedua tidak boleh disingkat Sdr.

Misalnya :

Atas Perhatian Saudara (bukan Sdr.) kami ucapkan terima kasih

3. Penutup Surat

Penutup surat dapat dianggap sebagai kunci isi Surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Penutup surat ditulis secara singkat dan jelas. Berikut ini contoh penutup surat sesuai dengan isinya :

a. Untuk menyatakan rasa terima kasih dapat dipakai kalimat-kalimat penutup :

1. Atas kehadiran Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2. Atas perhatian Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Catatan :

Dibelakang kata sapaan Bapak/Ibu/Saudara dibubuhkan tanda koma ( , )

2. Kata sapaan/kata ganti pada kalimat penutup sama dengan kata ganti pada kalimat pembuka. Cobalah perhatikan contoh berikut;

Dengan ini kami mohon bantuan Bapak ikut serta membina berhasilnya pendidikan putra- putri.

Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Bukan:

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Pemakain -nya pada ... perhatiannya tidak tepat, sebab (enklitis) -nya adalah bentuk terikat orang ketiga tunggal, sedangkan yang dimaksud adalah orang kedua (Bapak/Ibu/Saudara).

b.Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat dipakai kalimat-kalimat penutup sebagai berikut :

Demikianlah harapan kami dan atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.
Demikianlah surat tugas ini diberikan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Kata demikianlah menyatakan sesuatu yang telah disebutkan sebelumnya, misalnya: laporan, penjelasan, keterangan, pemberitahuan dan sebagainya. Sebaiknya apa yang telah disebutkan sebelumnya itu, dituliskan dibelakang kata demikian. Jadi belum cukup hanya dituliskan :

Demikianlah harap maklum

Demikiannlah hendaknya saudara maklum

c.Untuk menyatakan suatu harapan dapat dipakai kalimat-kalimat pembuka :

(1) Harapan kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita bina dan kita tingkatkan terus

(2) Mudah- mudahan keterangan- keterangan yang kam sampaikan di atas berguna bagi Saudara.

d. Untuk menyatakan sesuatu yang dinantikan dapat dipakai kalimat penutup :

(1) Sambil menunggu balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

(2) Sambil menunggu panggilan Bapak, kami ucapkan terima kasih

Catatan :

Perhatikan kalimat penutup berikut ini :

Atas bantuan saudara, kami haturkan banyak-banyak terima kasih.

Bentuk kami haturkan (pengaruh bahasa Jawa) sebaiknya jangan digunakan dalam surat resmi. Kata banyak sudah menunjukkan jamak, tidak perlu di ulang-ulang. Tidak tepat juga dikatakan :

Atas bantuan saudara, kami ucapakan diperbanyak terima kasih.

i. Salam Penutup

Salam penutup surat dinas /formal pemerintah menyebutkan:

1. Nama jabatan/kantornya

2. Tanda tangan

Surat harus ditandatangani oleh pembuatnya. Untuk mengetahui siapa yang berwenang menandatangani sebuah surat dalam suatu lembaga atau perusahaan, maka terlebih dahulu harus diketahui siapa yang bertanggungjawab atas lembaga atau perusahaan terkait.

Tandatangan dibubuhkan tepat salam penutup, yaitu di bawah kalimat 'Hormat Saya' atau 'Hormat kami' atau 'Wassalam'. Di bawah tandatangan ditulis nama lengkap.

3. Nama terang

Penulisan nama lengkap tidak perlu diberi tanda kurung, garis bawah,dan tidak boleh ditulis dengan huruf kapital. Semua itu menyalahi aturan yang berlaku.

4. NIP (Nomor Induk Pegawai)

Salam penutup diketik berjarak tiga baris dari kalimat penutup.

Dekan,

Cap Ttd

Prof. Dr. Imam Su

NIP 130087965

Memperhatikan bentuk-bentuk dan bagian-bagian surat yang telah diuraikan, susunan surat resmi akan nampak sebagai bagan berikut :

: Kepala surat berisi :

: - nama instansi, organisasi atau perusahaan

: - alamat instansi (kantor yang bersangkutan)

1. Kepala : - nomor telepon

: - nomor kotak Pos/Tromol Pos (jika ada)

: - lambang instansi (Kalau punya)

: Leher surat berisi :

: - nama kota dan tanggal*)

: - alamat yang dituju

2. Leher : - nomor Surat

: - lampiran

: - hal atau Perihal

: - sifat (kalau diperlukan)

Kata penyeru/ Dengan hormat*)

: Badan surat berisi:

: - kalimat pembuka

3. Badan : - isi surat

: - kalimat penutup

kata penutup/hormat kami*)

: Kaki surat berisi:

: - nama instansi/kantor*)

: - jabatan sipenandatangan

4. Kaki : - nama jelas sipenandatangan

: - nomor induk pegawai (NIP) untuk surat dinas

: - tembusan

*) - nama kota tidak perlu dicantumkan pada tanggal surat dinakata penyeru dan - kata penutup tidak dipakai pada surat dinas, tetapi dipakai pada surat pribadi, surat dagang, dan surat resmi dari seseorang kepada suatu instansi.

- pada kaki surat nama Instansi/ Kantor tidak dipakai pada surat dinas

2.3.1 Contoh Surat yang Berhubungan dengan Surat Resmi

Contoh- contoh surat berikut ini disajikan menurut tingkat kesulitan menyusunnya. Misalnya: surat lamarat pekerjaan, pesan singkat (memo), dan undangan, dll. Untuk itu diperlukan kecakapan dalam menyusun surat, diantaranya:

a. memahami masalah atau hal yang akan dituliskan

b. memahami peraturan- peraturan yang berhubungan dengan itu

c. mengetahui kedudukan pembuat surat itu, maksudnya kepada siapa surat tersebut akan disampaikan.

d. menguasai teknik- teknik menyusun surat yang baik, dan

e. menguasai pemakaian bahasa yang baik dan benar.

a. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan biasanya dibuat berdasarkan sumber lamaran lewat pengumuman, iklan, teman, inisiatif sendiri dan sebagainya. Dalam hal ini, pelamar perlu menyebutkan sumber lamaran itu pada alinea pembuka.

Selanjutnya, pada alenia berikutnya (alinea penghubung) dituliskan kualifikasi dari pelamar yang umumnya meliputi:

nama lengkap
tanggal dan tempat lahir
alamat
keperibadian,
pendidikan,
pengalaman, dan
keterangan- keterangan lain yang berguna sekali untuk mempertimbangkan diterima atau tidaknya lamaran itu.

Syarat- syarat (administratif) yang diminta dan keterangan- keterangan lain dilampirkan bersama dengan surat lamaran.

Ada beberapa hal lain yang perlu diperhatikan dalam membuat surat lamaran, yaitu:

dalam surat lamaran tulisan harus jelas, tidak ada coretan atau bekas hapusan. Dan jika ditulis dengan tangan harus menggunakan kertas bergaris ukuran Folio.

pelamar menyebutkan dirinya bukan dengan kata ganti “Kami” melainkan “Saya”; dan menyebut pejabat/pemimpin suatu kantor/instansi perusahaan dengan kata sapaan “Bapak”, bukan “Saudara”.

Contoh menulis surat lamaran pekerjaan berdasarka iklan

Iklan di Harian Jawa Pos, 10 Desember 2008

Surabaya, 11 Desember 2008

Lampiran: 4 (empat) lembar

Hal : Permohonan Pekerjaan

Kepada: Yth. Pemasang Iklan di Jawa Pos

Tanggal, 10 Desember 2008

Jalan Ngagel Jaya Selatan 2000B

Surabaya

Dengan hormat,

Sesuai dengan iklan Bapak di harian Jawa Pos tanggal 10 Desember 2008, yang menyatakan bahwa dibutuhkan tenaga merketing dan teknisi sofwer akunting, maka bersama ini saya:

nama : Suyanto

tempat, tanggal lahir : Surabaya, 1 April 1985

pendidikan terakhir : Sarjana

jenis kelamin : Laki- laki

agama : Islam

alamat : Jl. Wilis 23 Surabaya

mengajukan lamaran pekerjaan pada perusahaan Bapak sesuai dengan jabatan yang ditawarkan dan ijazah yang saya miliki.

Untuk kelengkapan persyaratan yang dibutuhkan, bersama ini saya lampirkan:

daftar riwayat hidup
salinan ijazah terakhir
salinan sertifikat Kursus Computer
pas photo

Atas kebijaka Bapakndan terkabulnya permohonan ini, saya mengucapkan terimakasih.

Hormat saya,

ttd

Suyanto

Lampiran yang Menyertai Surat Lamaran

Surat lamaran pekerjaan tidak boleh dikirim sendirian. Artinya, bahwa disamping surat lamaran, harus disertai dengan lampiran- lampiran. Lampiran utama yang tidak boleh diabaikan adalah Daftar Riwayat Hidup dan Ijazah Terakhir. Sedangkan lain- lainnya seperti pas foto, SKKB, sertifikat, surat keterangan dokter, surat keterangan pengalaman kerja bukanlah suatu yang dianggap mutlak. Namun jika ada dan diperlukan, bisa disertakan.

Lampiran tersebut ialah:

1. Daftar Riwayat Hidup

Daftar riwayat hidup disebut juga curriculum vitae. Daftar riwayat hidup merupakan syarat utama bagi perusahaan untuk mengetahui pribadi pelamar.

2. Foto Copy Ijazah Terakhir

3. Pas Foto Terbaru

4. Surat Keterangan Kelakuan Baik (SKKB)

5. Surat Keterangan Doktor

6. Surat Keterangan Orang Tua

7. Surat Pengalaman Kerja

8. Surat Pernyataan.

b. Memo (pesan singkat)

Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami (wikipedia, 15 November 2008, http://id.wikipedia.org/wiki/memo). Menurut pemakaiannya, memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota surat pernyataan tidak resmi antar teman saudara atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.

Ciri-ciri Memo

1. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau organisasi

2. Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampikan memo secara horizontal maupun secara vertikal

3. Penyampian secara horizotal merupakan penyampian memo kepada pihak yang memiliki jabatan satara

4. Penyampian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan sesuatu

5. Merupa bentuk komuikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan mengenai sesuatu hal

6. Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat resmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.

7. Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan identitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dan kode pos, secara lengkap.

Ciri-ciri bentuk Memo terdiri atas dua bagian:

1. Kepala Memo

a. Penerima

b. Pengirim

c. Perihal dan tanggal pengirim

d. Paraf dan nama terang pengirim

2. Isi, penulis langsung menyampikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas.

Susunan memo dan penjelasannya :

1. susunan memo terdiri atas:

a. kepala memo

tulisan memo ditemptkan ditengah lembar isi naskah
nama pengirim memo ditempatkan disebelah kiri atas naskah dinas
nama pejabat dan alamat yang dituju ditempatkan disebelah bawah nama pegirim

b. isi memo memuat pemberitahuan atas sesuatu permasalah

c. bagian akhir memo memuat tanda tangan dan pembuat memo

2. Penanda tanganan dan penggunaan kop naskah dinas

a. memo dibuat di atas kertas ukuran folio dengan mengunakan:

kop naskah dinas gubernur bagi memo yang dipergunakan oleh gubernur dengan lambang negara berwarna hitam.
Kop naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan

b. memo diparaf atau ditanda tangani oleh pembuat memo

c. pembuat memo dapat diketik atau cukup ditulis tangan

Perhatikanlah format memo berikut!

MEMO (1) Keterangan :

(2) (1) Kepala memo

(3) (2) Penulis memo

(4) (3) Pihak yang dituju

(4) Isi pesan-pesan

(5) (5) Tanggal penulisan

(6) (6) Identitas jabatan

(7) Tanda tangan

(7) (8) Nama penulis

(8)

Contoh:

PT. BUKTI BARISAN

Jalan Hasanuddi No. 14 Bandung

Dari : Direktur Utama

Kepada : Kepala Bagian Personalia

Kami minta tolong kepegawaian

secepatnya. Terima kasih.

03 April 2008

Direktur Utama,

ttd

Danu Wijaya

Layanan pesan singkat juga merupakan layanan yang dilaksanakan melalui telepon genggam untuk mengirim atau menerima pesan-pesan pendek. Layanan pesan singkat ini terkenal dengan istilah SMS (Short Message Service).

Untuk menghemat tempat dan mengetiknya mudah, biasanya pesan SMS disingkat-singkat. Akan tetapi, kendala kesulitan sekarang sudah teratasi karena banyak telepon genggam yang memiliki kamus.

c. Surat Undangan

Persatuan Mahasiswa Gresik

PERMAGRES

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MALANG

Periode 2007-2008

Nomor : 01/PMG-UIN MLG/A-1/XII/2008

Hal : Undangan

Kepada Yth. Khorun Nisak

Tempat

Assalamu'alaikum Wr. Wb.

Salam silaturrahmi kami sampaikan semoga Allah SWT senantiasa

melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semu, Amin....

Sehubungan akan diadakannya acara “Ta'aruf PERMAGRES” UIN

Malang, maka kami mengharap kehadiran Saudara/i pada:

Hari/Tanggal : Sabtu – minggu / 20 – 21 Desember 2008

Waktu : 12.00 WIB

Tempat : Kota Baru

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, dan atas perhatian

saudara/i kami mengucapkan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Wr. Wb

Malang, 03 Desember 2008

PANITIA TA'ARUF PERMAGRES

UIN Malang 2007 – 2008

Ketua Sekretaris

ttd ttd

Fuad Amsyari Shohihah

BAB III

PENUTUP

3.1 Simpulan

Dari pembahasan di atas, makalah ini dapat disimpulkan:

1. a. Arti surat: Umumnya diartikan sebagai alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang kepada pihak lain dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.

b. Arti surat-menyurat: Ialah aktivitas untuk menyusun konsep surat, mengetik, memeriksa, menandatangani, mengagenda, sampai mengirim kepada alamat yang dituju. Disebut juga korespondensi.

c. Isi surat: Sebagai alat untuk menyampaikan sesuatu maksud, isinya bermacam-macam, misalnya:

a. menanyakan sesuatu

b. memberikan informasi

c. memberikan perintah

d. melamar pekerjaan

e. mengundang undangan

f. dan lain-lain

2. Jenis Surat ialah:

a. Surat pribadi

b. Surat dinas

c. Surat niaga/dagang

3. Klasisifikasi Surat

a. Menurut tujuaanya

- Surat pemberitahuan - Surat panggilan

- Surat perintah - Surat keputusan

- Surat permohonan - Surat kuasa/perjanjian

- Surat laporan - Surat pengantar

- Surat susulan - Surat pesanan

- Surat peringatan/teguran

b. Menrut sifat isinya

- Surat dunas

- Surat dagang

- Surat pribadi

c. Menurut bentuknya

- Surat biasa - Surat telegram

- Surat pengantar - Surat wesel

- Memo/nota

d. Menurut prosedurnya

- Surat masuk

- Surat keluar

e. Menurt jangkauannya

- Surat intern

- Surat ekstern

f. Menurt keamanan isinya

- Surat rahasia

- Rahasia

- Biasa

g. Menurut penerima surat

- Surat biasa

- Surat edaran

- Pengumuman

h. Menurut urgensi penyelesaian surat

- Kilat - Segera

- Amat segera - biasa

i. Menurut kegunaan surat

- Konsep - Tembusan/copy

- Asli - Salinan/kutipan

- Lampiran - Petikan

j. Menurut wujud Surat

- Kartu pos - Memo

- Warkat pos - Nota

- Surat bersampul - Telegram (Surat kawat)

4. Fungsi surat

a. Merupakan alat komunikasi yang penting dalam administrasi, karena merupakan bukti hitam di atas putih tentang apa yang dikomunikasikan. Terbesar komunikasi administrasi pada zaman modern ini diadakan dengan surat menyurat (alat komunikasi dan alat bukti tertulis).

b. Dapat diibaratkan sebagai wakil atau duta dari penulis surat atas kehadirannya secara pribadi dihadapan penerima surat, untuk menyampaikan berita, permohonan dan sejenisnya yang tertulis dalam surat (sebagai duta organisasi).

c. Merupakan indikator atau barometer tentang banyak atau sedikitnya kegiatan suatu instansi atau organisasi. Bila sirkulasi surat sedikit berarti kegiatan instansi/organisasi tersebut kecil, dan sebaliknya.

d. Dengan membaca surat, orang dapat mengetahui atau menilai kepribadian atau keadaan hati penulisnya. Dengan kata lain surat mencerminkan kepribadian penulis/pengirim surat.

e. Sebagai pedoman kerja, yaitu untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.

f. Sebagai alat pengingat dan alat historis.

g. Sebagai alat pembuktian (tanda bukti)

5. Surat yang baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

a. Harus ditulis sesuai dengan teknik penyusunan surat yang benar, yaitu:

a. pemilikan bentuk yang tepat

b. penyusunan dan pengetikan bagian-bagian surat yang benar

c. penggunaan kertas sesuai dengan ketentuan

b. Isi surat harus dinyatakan dengan ringkas, jelas, dan ekplisit.

c. Bahasa yang digunakan harus baik dan benar:

a. mengikuti kaidah Ejaan Yang Disempurnakan

b. sesuai dengan tata bahasa dan pemilikan kata yang baku

d. Bahasa surat harus efektif. Untuk itu bahasa surat harus logis, hemat, cermat, sopan dan menarik.

e. Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:

a. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.

b. memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.

d. mengetahui posisi dan bidang tugasnya.

6. Format/ bentuk surat

a. Lurus penuh (Full block style)

b. Lurus biasa (Block style)

c. Setengah Lurus I (Semi block style)

d. Setengah lurus II (Official style)

e. Lekuk atau takuk (Indented style)

f. Paragraf bergantung

7. Bagian-bagian surat resmi

a. Kepala surat

b. Nama tempat dan tanggal

c. Nomor

d. Lampiran

e. Hal/perihal

f. Alamat

g.Salam pembuka

h. Isi (tubuh) surat

i. Salam penutup

j. Tembusan

3.2 Saran

Dengan mempelajari makalah ini dengan baik dan benar, diharapkan penulis/pembaca dapat memahami dan mampu membuat surat dengan baik dan benar karena surat merupakan sesuatu yang harus dihadapi dalam aktifitas organisasi sehari-hari.

DAFTAR PUSTAKA

Kustiawan,nanang. 2003. Membuat Surat Dinas/Surat Resmi. Surabaya: Pustaka Media.

S.H., Pratjihto. 1983. Penuntun Surat-Menyurat Jabatan. Bandung: Djambatan.

Marhijanto, Drs. Bambang. . Membuat Surat-surat Resmi dan Lamran Pekerjaan. Surabaya: Arkola.

Kusuma, A. Halik. P, 1991. Dikat Bahasa Indonesia. Malang: IAIN Malang.

Wikipedia. 2008. Memo, (Online),

(http://id.wikipedia.org/wiki/Memo, diakses 15 November 2008).

Arsipjatim. 2008. Susunan Memo, (Online),

(http://www.arsipjatim.go.id/web/uploadFile/TBARSIPDINAMIS/Badan %20Arsip%20Propinsi%20Jawa%20Timur/takah%20memo.pdf, diakses 22 Desember 2008).

Blognya Abi Yukie'

Jumat, 26 Oktober 2012

Surat (Bahasa Indonesia)

Ciri-ciri Memo

Ciri-ciri bentuk Memo terdiri atas dua bagian: